Saturday, January 21, 2012

Determining the Business Information Systems Strategy

Dalam menerapkan suatu sistem yang akan digunakan oleh suatu organisasi, maka diperlukan analisa untuk mengidentifikasi kebutuhan – kebutuhan apa saja yang diperlukan oleh organisasi tersebut. Kebutuhan ini dapat diperoleh melalui tekanan bisnis, strategi bisnis, kegiatan yang ada dalam organisasi, sumber daya serta orang-orang dalam organisasi tersebut.

Untuk dapat memenuhi akan kebutuhan ini maka setiap sumber daya dan teknologi yang ada perlu dipergunakan dengan efektif. Diperlukan strategi yang dapat dilakukan yang tidak hanya mengetahui kebutuhan tersebut akan tetapi harus juga secara akurat mengetahui sudah sejauh mana strategi tersebut telah dicapai. Strategi IS/ IT perlu untuk meminimalkan kelemahan, memperkuat kekuatan serta menambah kebutuhan baru yang dapat dicapai dengan cara tertentu. Strategi IS/ IT tidak hanya mengintegrasi informasi, sistem dan teknologi saja, tetapi harus dapat mengintegrasikan kebutuhan perubahan bisnis.

Kebutuhan bisnis dapat berubah cepat sekali dalam hitungan bulanan sehingga terjadi perkiraan kesempatan dan prioritas investasi yang berubah cepat pula. Untuk menghindari investasi IS/ IT yang percuma, beberapa aspek dari strategi IS tersebut dapat disesuaikan dengan cepat dan pasti tetapi sama pentingnya. Setiap perkiraan yang tidak perlu bisa membuang percuma sumber daya yang ada dan menyebabkan kegagalan pada implementasi.

Faktor utama yang mempengaruhi portofolio aplikasi IS antara lain:
  • External long term – lingkungan bisnis eksternal
  • External short term – lingkungan IS/ IT eksternal
  • Internal long term – lingkungan bisnis internal
  • Internal short term – lingkungan IS/ IT internal dan aplikasi

Proses untuk merancang strategi IS/ IT ditekankan perlunya memutuskan kebutuhan yang diperlukan sebelum memutuskan bagaimana menggunakan strategi tersebut.
Tujuan utama dalam menentukan strategi IS adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan aplikasi dan prioritasnya, sehingga dapat digunakan untuk memanfaatkan sumber daya yang ada dengan baik.
Ada 3 komponen yang mendasari dari Strategi IS, seperti:
  • The existing applications: biasanya menginstal maupun mengembangkan aplikasi dilakukan dalam jangka waktu yang tidak lama, sekitar 6-12 bulan. Namun harus diperhatikan kelebihan dan kekurangannya dari masing-masing aplikasi tersebut.
  • The required applications: menggunakan aplikasi yang diperlukan sangat berguna untuk memenuhi kebutuhan objek dan strategi bisnis.
  • The potential applications: memperkirakan aplikasi yang akan dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis perlu diperhatikan. Agar proses bisnis tetap uptodate dan lebih cepat untuk memenuhi kebutuhan para klien maupun konsumen yang akan menjadi nilai lebih perusahaan.

Sedangkan hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menilai proses bisnis secara keseluruhan dengan lingkungan eksternal yang dilakukan oleh manajemen bisnis yang sebagai bagian dari strategi bisnis:
  • Tiap-tiap unit bisnis dan hubungan antar unit dengan badan hukum.
  • Tahap kematangan sebuah industri ataupun industri dimana sebuah bisnis berkompetisi.
  • Portfolio dari bisnis unit mengenai produk maupun konsumen.
  • Kekuatan kompetisi mempengaruhi bisnis unit dan perusahaan serta dampak langsung ke bisnis.
  • Kunci sebuah kompetisi dibutuhkan untuk menyukseskan industri.

Sebuah strategi objektivitas dan strategi bisnis merupakan hasil produk dari beberapa pemikiran dasar mengenai kemampuan sebuah prusahaan, mulai dari might do, wants to do, must do, can do. Penilaian kemampuan sebuah perusahaan bisa diukur dengan menggunakan sistem balanced scorecard. Penggunaan sistem balanced scorecard dinilai lebih objektif, bahkan bisa digunakan untuk menempatkan prioritas di tiap-tiap unit kerja mulai dari low-medium-high. Di sisi lain strategic objectives dan tactical objectives merupakan faktor penting CSF (Critical Success Factor) dan permanent obejctives digunakan untuk melihat seberapa jauh alasan mengapa perusahaan membutuhkan ataupun berniat untuk melakukan sesuatu.

Objektivitas IS/IT bisa berubah seiring mengikuti perubahan lingkungan di sekitar proses bisnis sehingga dapat menilai seberapa jauh perubahan yang terjadi dengan menerapkan IS/IT yang baru.

Untuk mengetahui IS/IT layak di dikembangkan atau dirubah yaitu melalui sebuah analisis yang harus mengarah pada definisi kebutuhan informasi baru dan pilihan sistem potensial untuk mengambil keuntungan dari sebuah peluang yang tergantung pada :
  • Efektifitas sistem internal yang ada bisa saling bekerjasama
  • Kemungkinan mendapatkan informasi ekonomi tambahan.
  • Kerjasama antara distributor dan pelanggan untuk mendapatkan keuntungan bersama.

Potensi perbaikan bisnis IT/IS bervariasi tergantung pada hubungan antara biaya dan kegiatan yang terkait dengan CSF proses antara lain :
  • Biaya yang tinggi, rendah nilai aktivitas dengan jelas hanya beberapa CSF menawarkan kemungkinan pengurangan biaya dari investasi IS/IT.
  • Biaya tinggi menambah nilai aktivitas dapat dibuat menjadi lebih efektif melalui IS/IT investasi, tapi ini hanya akan bermanfaat jika perbaikan berhubungan langsung dengan bisnis yang sesuai CSF.
  • Dimana sejumlah kegiatan yang terkait dengan CSF, maka mereka perlu dinilai secara kolektif dalam hal pilihan untuk meingkatkan nilai atau mengurangi biaya masing-masing.
  • Bagaimanapun, jika kegiatan menambah nilai kecil dan tidak terkait dengan CSF sangat penting untuk mempertanyakan apakah diperlukan daripada mempertimbangkan bagaimana memperbaiki untuk memperbaiki melalui IS/IT.